În primul an, titularul unui PFA aude mereu aceiași termeni: partidă simplă, sistem real, normă de venit, Declarație unică, CAS, CASS, plafon de TVA. În spatele fiecăruia stă o obligație concretă, cu un document și cu un termen. Glosarul de mai jos îi ia pe rând și arată ce are de făcut, practic, persoana care lucrează pe cont propriu.
Explicațiile pornesc de la informațiile publicate de REALCONT, firmă de contabilitate din Capitală care lucrează cu persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale și profesii liberale. Cifrele citate sunt cele indicate de site pentru 2026 și erau valabile la data documentării. Pragurile se modifică de la un an la altul, așa că, înainte de orice decizie, ele se verifică împreună cu contabilul.
Partidă simplă: evidența încasărilor și a plăților
Contabilitatea în partidă simplă este forma de evidență a unui PFA. Titularul nu ține conturi contabile ca o societate, ci notează ce a încasat și ce a plătit, în ordinea în care s-au petrecut lucrurile, și păstrează documentul care dovedește fiecare sumă: factura, chitanța, extrasul de cont.
Registrele amintite pe site pentru PFA-ul în sistem real sunt trei: registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul-inventar și registrul de evidență fiscală. Primul este cronologia banilor intrați și ieșiți. Al doilea arată bunurile folosite în activitate. Al treilea adună datele din care se calculează venitul impozabil.
Comentariul practic: „simplă” nu înseamnă „opțională”. O plată fără document justificativ nu poate fi trecută la cheltuieli, iar un registru completat din memorie, la sfârșit de an, are goluri greu de acoperit. Obiceiul sănătos este strângerea actelor săptămânal, într-un singur loc, fie el un dosar sau un folder pe calculator. Potrivit site-ului, registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani.
Sistem real și normă de venit: două feluri de a calcula impozitul
Acești doi termeni răspund la aceeași întrebare: la ce sumă se aplică impozitul pe venit. Diferența dintre ei schimbă atât calculul, cât și greutatea pe care o au cheltuielile.
Sistem real
În sistem real, impozitul este de 10% din venitul net, adică încasările minus cheltuielile deductibile. Cuvântul-cheie este „deductibile”: contează doar cheltuielile făcute pentru activitate și dovedite cu acte. Un traducător care își cumpără un laptop pentru lucru și plătește un abonament la un dicționar specializat își micșorează, de regulă, venitul net; aceleași cumpărături, fără factură pe numele PFA-ului, nu schimbă nimic în calcul.
Normă de venit
La normă de venit, impozitul nu pornește de la încasările reale, ci de la o sumă stabilită pentru fiecare activitate, în județul în care aceasta se desfășoară. Cheltuielile efective nu mai intră în calculul impozitului, iar evidența cerută este, potrivit ghidurilor de pe site, mai restrânsă decât în sistem real. Potrivit simulatorului de pe site, regimul este permis doar dacă încasările anuale nu depășesc 25.000 de euro. Pentru un PFA aflat aproape de acest prag, urmărirea lunară a încasărilor devine la fel de importantă ca evidența propriu-zisă.
Declarația unică: formularul care închide anul
Declarația unică este formularul prin care titularul PFA-ului raportează statului venitul obținut. Se depune anual, până la 25 mai, pentru veniturile anului anterior. Este momentul în care evidența ținută timp de douăsprezece luni se transformă în sume de plată.
De ce contează termenul: declarația nu poate fi completată corect dacă registrele nu sunt la zi. Cine își ordonează actele abia în luna mai descoperă atunci facturi lipsă, încasări neînregistrate ori cheltuieli fără document. De aceea, un contabil cere actele lunar, nu o dată pe an, chiar dacă formularul este anual.
CAS și CASS: contribuțiile legate de salariul minim
CAS este contribuția la sistemul de pensii, iar CASS este contribuția la sănătate. Pentru un salariat, ele sunt reținute din salariu de către angajator. Pentru un PFA, calculul și plata cad în sarcina titularului, iar socoteala nu se face lună de lună, ci o dată pe an, pe venitul net al anului, raportat la praguri exprimate în salarii minime.
Potrivit site-ului, pentru veniturile din 2026, CASS (10%) are o bază de minimum 6 și maximum 72 de salarii minime, iar CAS (25%) devine obligatorie de la un venit net de 12 salarii minime. Două observații ajută la înțelegerea regulii. Întâi, baza CASS are și un nivel minim, deci, cu excepțiile prevăzute de lege, contribuția apare și într-un an slab. Apoi, CAS-ul nu este o simplă taxă: el înseamnă stagiu de cotizare, deci se regăsește mai târziu în pensie. Pragurile se mișcă odată cu salariul minim, așa că cifrele se confirmă cu contabilul înainte de completarea declarației.
Plafonul de scutire de TVA: pragul care schimbă rutina
Un PFA aflat la început nu este, de regulă, plătitor de TVA: facturează fără taxă și nu depune deconturi. Scutirea ține însă până la un plafon al cifrei de afaceri anuale. Site-ul indică 395.000 de lei în 2026. Peste acest nivel, PFA-ul se înregistrează în scopuri de TVA, iar în calendarul lui apar deconturi și declarații informative.
Schimbarea nu este doar fiscală, ci și administrativă. Facturile capătă o rubrică în plus, sumele cerute clienților trebuie recalculate, iar numărul de declarații crește. Din acest motiv, plafonul se urmărește din mers, pe cifra de afaceri adunată de la începutul anului, nu se constată în decembrie.
Cum se leagă termenii între ei de-a lungul anului
Luate separat, definițiile par o listă de vocabular. Puse în ordine, ele descriu rutina unui an:
- în fiecare lună, documentele se strâng și se trec în registrul-jurnal de încasări și plăți;
- tot lunar, totalul încasărilor se compară cu limita normei de venit, iar cifra de afaceri, cu plafonul de TVA;
- pe parcurs, venitul net estimat arată din timp dacă se atinge pragul de la care CAS devine obligatorie;
- până la 25 mai, se depune Declarația unică pentru anul încheiat.
Pentru cine preferă să nu urmărească singur aceste repere, REALCONT descrie pe pagina de contabilitate pentru PFA, întreprinderi individuale și profesii liberale felul în care preia evidența. Echipa lucrează atât cu PFA la normă de venit, cât și cu PFA în sistem real și urmărește plafoanele lună de lună. Fiecare client are un consultant dedicat, documentele se trimit scanate sau fotografiate, iar comunicarea se poartă pe telefon, e-mail sau WhatsApp, astfel încât colaborarea se poate desfășura integral online.
Pe site există și un simulator care pune alături PFA-ul în sistem real, PFA-ul la normă de venit și SRL-ul micro. Rezultatele lui sunt orientative: ajută la pregătirea întrebărilor, nu înlocuiesc o analiză. Glosarul de față are același rol. Explică vocabularul, iar aplicarea lui la o situație concretă rămâne o discuție cu un specialist, pe cifrele reale ale activității. Potrivit informațiilor de pe site, REALCONT trimite oferta în aceeași zi lucrătoare.
