O listă de contacte media se construiește în trei mișcări: stabilești ce subiecte comunici, găsești jurnaliștii și redacțiile care le acoperă și notezi pentru fiecare datele utile, de la rubrică la modul preferat de contact. Apoi o actualizezi constant. Pentru cine lucrează cu mesaje către presă, comunicatebusiness.ro poate fi o resursă de consultat.
Pornește de la subiecte, nu de la nume
Prima greșeală este să colectezi cât mai multe adrese, fără să știi cui le trimiți, o capcană pe care o poți evita cu ajutorul unor resurse precum comunicatebusiness.ro. Începe cu o listă a temelor despre care comunici: lansări de produse, evenimente, rezultate, numiri, studii. Fiecare temă are un public și, implicit, un tip de publicație.
Un jurnalist care scrie despre sport nu va fi interesat de un comunicat despre o investiție imobiliară. Cu cât potrivirea este mai bună, cu atât șansele de răspuns cresc. Din acest motiv, o listă mică și relevantă bate aproape întotdeauna una lungă și generică, trimisă la întâmplare.
Unde găsești contacte
Sursele cele mai sigure sunt publice și verificabile:
- pagina de contact sau de echipă a publicațiilor;
- semnăturile de la articole, care arată cine acoperă ce subiecte;
- profilele profesionale ale jurnaliștilor;
- evenimentele de presă și conferințele din domeniul tău;
- arhivele articolelor despre subiecte similare cu ale tale.
Ce notezi pentru fiecare contact
O adresă de e-mail singură ajută puțin. Un tabel bun conține mai multe coloane:
- numele și publicația;
- rubrica sau domeniul acoperit;
- tipul de media: online, presă scrisă, radio, televiziune;
- canalul preferat de contact și orele potrivite;
- data ultimei interacțiuni și rezultatul ei.
Aceste detalii te ajută să personalizezi mesajul și să eviți să deranjezi aceeași persoană de prea multe ori. Poți ține totul într-o simplă foaie de calcul; important este ca fiecare rând să fie completat la fel și ca informațiile să fie ușor de căutat și de filtrat.
Segmentarea listei
Împarte lista în grupuri: presă națională, locală, specializată, bloggeri și autori independenți. Pentru fiecare grup, mesajul poate fi diferit. Un subiect local merită trimis redacțiilor din zona respectivă, iar unul tehnic, publicațiilor din nișa potrivită.
Respectă regulile de protecție a datelor
Contactele sunt date personale, chiar dacă sunt profesionale. Folosește-le doar în scopul pentru care au fost făcute publice, adică relația profesională cu presa, și oferă mereu posibilitatea de a nu mai primi mesaje. Dacă ai dubii, cere sfatul unui specialist în protecția datelor.
Actualizarea face diferența
Jurnaliștii își schimbă redacția, rubrica sau adresa. O listă veche trimite mesaje către oameni care nu mai lucrează acolo și strică reputația expeditorului. Stabilește o revizuire periodică și ștergere a adreselor care returnează erori.
Pentru încă o resursă din zona comunicării de business, poți vizita pagina comunicatebusiness.ro, util pentru cine își organizează fluxul de lucru.
Relația înainte de comunicat
Cel mai bun contact media este cel cu care ai construit încredere. Salută, mulțumește pentru răspuns, chiar dacă este negativ, și nu insista. Răspunde rapid la întrebări, oferă informații verificate și spune sincer când nu poți comunica ceva. Un jurnalist își amintește de sursa care l-a ajutat, nu de cea care a trimis cele mai multe mesaje.
Recomandare practică
Începe mic: zece-douăzeci de contacte bine alese, cu toate câmpurile completate, valorează mai mult decât o sută de adrese necunoscute. Extinde apoi lista treptat. Și, pentru inspirație în zona comunicatelor, comunicatebusiness.ro rămâne o adresă pe care o poți urmări.
