Digitalizare înseamnă adoptarea tehnologiilor care simplifică fluxurile interne, cresc eficiența și îți oferă o perspectivă mai clară asupra datelor folosite într-o companie. Există foarte multe instrumente care pot ajuta la digitalizarea unei companii, însă dacă vrei eficiență, trebuie să le alegi pe cele care se mulează cel mai bine pe profilul afacerii tale.
Înainte să te aventurezi în diverse achiziții de software ori să faci modificări structurale, ar fi bine să efectuezi o analiză preliminară, să vezi exact care sunt procesele care necesită îmbunătățire.
În momentul în care afli unde stai bine și unde ai carențe, devine mai simplu să decizi ce înlocuiești și ce poți reutiliza, ce instrumente software merită achiziționate și ce procese merită cea mai mult ă atenție.
Planificarea procesului de digitalizare
După ce finalizezi evaluarea inițială, urmează alcătuirea unui plan de acțiune. În mod normal, e indicat să prioritizezi proiectele în funcție de impactul lor asupra productivității. Alege mai întâi procesele care îți consumă cel mai mult timp ori care generează cele mai multe erori. Ulterior, extensi digitalizarea către alte zone din companie, astfel încât să nu îți aglomerezi toate resursele simultan.
- Stabilește un timeline realist
- Implică specialiști interni sau consultanți externi
- Alocă buget pentru training și asistență tehnică
Integrarea sistemelor și adaptarea
Soluții software
Soluțiile software variază de la aplicații de tip ERP până la instrumente de colaborare online sau platforme de analiză de date. Optează pentru sistemele care se potrivesc cu specificul tău. Dacă coordonezi o firmă de logistică, vei căuta programe ce optimizează traseele de livrare și gestionează stocurile în timp real. Dacă activezi într-un domeniu creativ, s-ar putea să te orientezi mai mult spre soluții de management al proiectelor și instrumente de partajare a resurselor multimedia.
Soluții hardware
Digitalizarea implică și modernizarea dispozitivelor hardware. Serverele vechi pot îngreuna fluxurile, iar stațiile de lucru demodate pot limita accesul la anumite programe. Nu-i nevoie să faci mereu achiziții costisitoare, însă n-ai cum să eviți unele actualizări cheie.
După instalarea efectivă a noilor aplicații ori dispozitive, e momentul testelor. Nu te aștepta la perfecțiune de la început. Vei întâmpina erori de compatibilitate, setări incorecte sau simple neînțelegeri legate de modul de folosire. E bine să faci sesiuni de verificare cu fiecare departament din companie pentru a identifica din timp problemele. În felul acesta, le poți remedia înainte să devină surse majore de fricțiune.
În paralel, colectează feedback constant de la cei care utilizează software-ul. Astfel, ajustezi parametrii și personalizezi funcționalitățile conform nevoilor tale reale. Dacă vezi că ceva nu funcționează optim, e preferabil să schimbi direcția devreme, decât să investești efort în menținerea unei soluții ineficiente.
Orice soft, oricât de bine ar fi structurat, necesită instruire. Asigură-te că pui la dispoziție cursuri, webinarii sau materiale explicative pe care angajații să le poată consulta. În caz contrar, vor apela la metode vechi, iar tehnologiile noi nu vor fi utilizate la potențial maxim.
Chiar dacă oamenii se obișnuiesc cu noile soluții, apar frecvent actualizări, iar echipa are nevoie de instruiri suplimentare. Alocă buget și resurse de timp pentru aceste sesiuni. E mai avantajos să previi blocajele, decât să remediezi ulterior deficiențe de utilizare.
Măsurarea rezultatelor și optimizarea permanentă
După implementarea soluțiilor digitale noi, vei observa anumite îmbunătățiri, însă e necesar să monitorizezi constant indicatorii cheie. Asta înseamnă să urmărești timpii de procesare, costurile asociate fiecărui departament și gradul de satisfacție al clienților. Dacă un indicator nu se mișcă în direcția dorită, înseamnă că trebuie să ajustezi strategia.
- Verifică periodic dacă software-ul instalat răspunde nevoilor reale
- Analizează feedback-ul primit de la echipe
- Observă noile tendințe și progrese tehnologice
S-ar putea să constați că anumite module ale sistemului ERP nu sunt folosite corespunzător. Sau poate că managerul IT nu are suficiente resurse pentru a menține platformele actualizate. În astfel de situații, e necesară o recalibrare a planului, fie prin suplimentarea bugetului, fie prin implicarea unor consultanți specializați în digitalizare.
