Cum sa pastrezi documentele importante: ghid complet

Perioada carantinei este o buna ocazie de a ne ocupa de diverse schimbari in locuinta noastra. Acest lucru inseamna inclusiv ca timpul petrecut acasa poate fi folosit si pentru a organiza documentele importante, o activitate caruia nu ii acordam, deseori, atentia cuvenita. 

Depozitarea corecta a actelor ne scuteste, insa, de eforturi si de costuri inutile cauzate de eventuala pierdere sau deteriorare a acestora. Asadar, iata cateva sfaturi despre cum sa pastrezi corespunzator documentele necesare acasa sau chiar la birou. 

Sorteaza actele in functie de specificul lor 

Poti separa documente tinand cont de diverse criterii, cum ar fi frecventa utilizarii lor sau persoanele pe care le vizeaza (cum este cazul, sa spunem, documentelor medicale). Totusi, sfatul nostru este sa le sortezi in functie de specificul lor, dupa cum urmeaza:

  • Documente de identificare: certificate de nastere, carti de identitate, acte de adoptie, pasapoarte;
  • Documente care atesta starea civila: certificate de casatorie, certificate de divort, contracte prenuptiale etc;
  • Acte de proprietate: titluri de proprietate, acte de dobandire si altele;
  • Polite de asigurare: de viata, de sanatate, de pensii, polite auto sau imobiliare. 
  • Informatii medicale: buletine de analize, retete pentru afectiuni grafe etc.; 
  • Documente de natura juridica: testamente, datele de contact ale avocatului etc.;
  • Alte documente: lista de parole ale conturilor importante, agenda personala cu numere de telefon. 

Renunta la hartiile inutile

Daca si tu obisnuiesti sa pastrezi prin casa tot felul de hartii care nu folosesc la nimic, acum este un moment bun sa te descotorosesti de ele. Arunca acele chitante sau facturi foarte vechi, certificatele de garantie care nu mai sunt valabile si alte bonuri care nu fac decat sa ocupe spatiul. 

Foloseste folii de plastic, dosare si bibliorafturi 

Organizarea documentelor presupune să ai la indemana accesorii utile precum folii de plastic, dosare si bibliorafturi. Incepe prin a introduce actele in folii, dupa care organizeaza-le in dosare, potrivit sfaturilor de mai sus. Mai apoi, poti aseza dosarele in bibliorafturi, care le ofera un plus de protectie. Eventual, poti opta pentru culori diferite, pentru a le distinge mai rapid atunci cand iti sunt necesare. 

Nu uita sa creezi un dosar separat si pentru actele mai putin importante, dar pe care trebuie sa pastrezi pentru o perioada determinata de timp. Din aceasta categoria fac parte facturile la utilitati, chitantele pentru creditele bancare, amenzi sau asigurari vechi. 

Pastreaza actele in apropiere 

Specialistii ne recomanda sa pastram actele intr-un loc accesibil, astfel incat sa le putem salva rapid, in cazul in care trebuie sa evacuam imobilul. Le poti stoca deci, intr-un sertar sau in biblioteca. Desigur, le poti aseza si in cutia de valori, cat timp aceasta nu este pozitionata intr-un loc foarte dificil de accesat. 

Optional, poti face copii xerox ale documentelor importante. Eventual, creeaza un nou dosar in care sa stochezi doar aceste copii. Le vei folosi pe viitor, iar atunci cand vei avea nevoie de ele iti vor fi la indemana. 

Organizeaza-ti documentele tinand cont de sfaturile noastre si protejeaza-ti astfel actele importante.